Évènementiel : Organiser un évènement

DESCRIPTION :

Apprendre les bons réflexes pour structurer la préparation d’un événement, optimiser son organisation pour un événement réussi, porteur d’une communication positive.

OBJECTIFS :

Professionnaliser sa démarche d’organisation d’un événement, optimiser la communication autour d’un événement, avant, pendant et après.

MÉTHODES PÉDAGOGIQUES :

  • Réflexions de groupe et apports théoriques du formateur
  • Travail d’échange avec les participants sous la forme de brainstorming
  • Auto diagnostic du stagiaire : Bilan des points forts et repérage des points faibles.
  • Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle
  • Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluations, des mises en situation et des jeux pédagogiques.

DURÉE :

2 Jours – 14H.

PUBLIC :

Tout public.

PRÉ-REQUIS :

Aucun.

PROGRAMME DE FORMATION :

Pourquoi organiser un événement ?

  • Qu’est ce que l’évènementiel ?
  • Quels types d’évènements organise-t-on ?
  • Pour quels objectifs ?

Quel événement pour mon entreprise/association ?

  • Déterminer mon objectif
  • Déterminer mes cibles
  • Quel type d’événement ?
  • A quelle période ?

Construire son événement.

  • Comment choisir ses prestataires
  • Traiteur
  • Technique
  • Communication
  • Bâtir son rétroplanning
  • Préparer son message :
  • Communiquer en interne
  • Les relations presse

Gérer les invitations

  • Définir le support
  • Concevoir l’invitation
  • Elaborer un fichier opérationnel
  • Suivi des retours, organisation des relances
  • Gérer les invités de marque (institutionnels, intervenants, personnalités)

Réussir son événement : J-1 et jour J

  • Confirmation des prestataires
  • Vérification : technique, présence, rétroplanning de la journée
  • Briefing des équipes : distribuer les rôles
  • Accueil des invités
  • Gestion du déroulé de l’événement : votre rôle de coordinateur
  • Faire face aux impondérables

Tirer profit de son événement

  • L’organisation du débriefing avec les équipes et les prestataires
  • Maintenir le lien avec les invités (remerciements, envoi cadeaux, etc.)
  • Exploiter le fichier des présents/absents
  • Dresser un bilan
  • Evaluer les retombées presse
  • Revenir sur son événement (communication interne, externe).